浅析城市管理档案存在的问题及对策
本网讯 随着我国新型城镇化进程的加快推进，城市管理档案工作对经济建设、政治发展、社会改革和科学研究的重要作用日益彰显，城市管理工作其重要性已得到社会各界认可。中央已确定对城市管理工作进行改革，正式出台的《中共中央国务院关于深入推进城市执法体制改革改进城市管理工作的指导意见》，明确了改革的时间表，城管有了顶层制度设计。城管档案信息化建设同样迎来了千载难逢的发展机遇。通过几年档案业务专业知识的学习与实践，城市管理档案的管理工作存在的一些问题和不足，笔者认为值得认真思考和不断探讨。
城市管理档案工作中存在的问题
责任意识淡薄。当前，由于社会上普遍对“档案”的概念和作用认识不高，档案意识不强，责任意识淡薄。城市管理属于一个新的行业，新的工作部门，在档案管理工作也是一样，相当一部分职工甚至部分领导干部对档案管理工作的认识都存在一些误区，认为城市管理档案工作就是保管好资料的事务性工作，只要不丢失，不泄密，能查阅就行了。对《档案法》学习不够，对档案法规了解不透彻，认识不到档案管理的重要性，自然就会轻视档案工作，忽视档案管理工作的重要性，更无责任意识。
硬件设施落后。城市管理行业涉及的工作部门有市政管理、园林绿化、城市照明、环境卫生、综合执法等，是一个实实在在的为民服务的公益性单位。由于将有限的资金大多投入到各行业的工作中去了，对档案管理工作的硬件设施很少投入，对档案管理工作必备的条件解决落实不够。有的单位没有专用档案室，有的档案室狭窄、潮湿，“六防”设备不配套，引起档案材料霉变、虫蛀，影响档案的整洁及完整，有的档案管理工作必备的工具都没有购置齐备。
管理力量薄弱。城市管理档案工作长期未得到应有的重视，在人员配备上尤为突出。有的单位档案管理人员身兼数职，对档案工作精力投入不足，造成归档的材料不够全面和准确；由于城管涉及的事务繁杂，有的单位在内设机构调整和岗位变动时，档案管理员也随之更换，档案管理人员更换频繁，而专业人才引进十分困难，人才流失比较严重；加之档案管理的人员大部分没有经过专业的档案知识培训，对档案的重要性、管档要求、档案材料的收集、整理、归档、装订等业务不太了解，档案收集意识淡薄。经常出现档案资料的收集过程中造成资料流失和断档现象。
管理水平不高。档案管理工作是专业性很强的一项工作。档案管理工作者必须具备档案管理的专业知识，对档案管理的工作内容、工作流程有详细的了解，并熟悉档案的分类、整理、立卷等一整套档案工作的规程。目前，城市管理档案管理员多数是“半路出家”，对档案专业知识的了解仅仅局限于本地档案主管部门组织的业务培训，显得很肤浅，所属单位的工作性质不一样，档案管理工作内容有所区别，在实际工作中难以很好地结合实际提升业务水平。
档案管理人员的专业素质不高直接影响档案管理水平。现代档案管理要求档案管理人员必须系统掌握先进的科学技术知识，才能够对新技术、新设备的日常使用、维护和更新，同时要具有先进的管理技能，较高的文化素养和专业素质。而现实状况是，城市管理档案管理人员大多数还停留在收发、查找的阶段，缺少现代化管理的基本知识，没有掌握现代化设备的操作技能。有的单位虽然配了电脑等现代化的设备，也未能很好地发挥作用。
开发利用不够。城市管理档案工作大多处于档案工作的初级阶段。档案管理人员充当的是保管员的角色，对编研工作重视不够。有的单位档案管理人员只重视每年的大事记、机构改革、领导更迭、党员登记等资料的编写。有的在信息开发和编研工作上存在认识误区，编研资料质量差、利用价值不大。
城市管理档案工作的对策
加强学习提高认识。档案管理工作是城管工作的重要组成部分，不仅档案管理人员要提高认识，重要的是领导要提高认识。加强学习，加大宣传力度，增强全体职工的档案管理意识。要积极参与和争取档案主管部门，采取多种形式宣传《档案法》，发放宣传资料等，呼吁全系统重视档案、了解档案和积极参与档案管理。同时，要注重档案管理工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作。注意对他们的教育培养，关心他们工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。档案工作管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。作为档案工作人员，更要注重自身专业水平的学习提高，通过自学、参加培训等方式，熟悉档案工作的各个环节和基本要求，努力掌握科学管理的原则和方法，提高工作效率，提高档案管理质量。积极探索新的管理模式，使档案管理工作更科学、更实用为，社会提供有用的信息资源。
加大投入改善条件。提高档案工作质量，必须改善档案管理工作条件。现在是科技信息时代，手工操作已经不适应工作的需要。而城市管理档案工作的条件还很落后，要加快档案管理工作设备和技术现代化步伐，配备档案现代化所必有的计算机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、互联网设备等现代化办公设备，充分发挥缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加快档案信息数字化处理步伐。实现档案管理工作的现代化。
充实力量提高效率。城市管理档案队伍力量薄弱，加强档案管理队伍建设是当务之急。要努力拓宽用人渠道，让那些真正热爱档案工作、业务能力强的同志从事档案管理工作；逐步推行持证上岗制度，把那些获得档案职业资格证书、安心从事档案管理工作的优秀人员，吸收、充实到档案管理行业上来，从源头上加强档案专业队伍建设；减少从各种渠道推荐和安排不适合从事档案工作的人员进入档案管理行业。同时，要完善档案管理人员业绩考核制度，科学制定岗位目标责任制，量化、细化考核办法；要制定档案管理人员的职业道德评判标准，使档案管理人员的职业素质评定有理可循、有据可依，最大限度地调动档案管理人员的工作积极性，提高工作效率。
培养人才提高水平。档案管理现代化是不断完善和深化的过程，在这一过程中，始终要依赖于档案管理工作人员素质的提高。档案管理工作人员素质的提高可通过不断的培训来实现。培训内容应包括思想意识、专业知识和操作技能等，加快知识更新，提高工作水平，要培养既懂专业知识，又懂信息技术，具有综合工作能力的高层次管理人才，为档案管理工作的高级阶段做好充分的人才准备。
开发利用勇于创新。档案管理工作的目的是利用，城市管理档案工作就是为城市的发展、城市的管理服务，为社会大众服务。档案管理人员要树立“工作就是服务”的观念，以“增强服务意识”和“主动服务”作为工作的出发点和归宿。要做好服务工作，不仅要有好的工作态度，更重要的是有好的信息资源。档案管理工作不能只停留在收集、整理和保管阶段，要确立以利用为目的，逐步走向主动开发档案信息资源，努力开拓档案利用的新途径，如利用成功的教学案例、科研成果等档案信息，通过统计、分析、总结等方法编写资料，为城市的规划、建设、管理提供有价值的、高质量的信息资源。档案工作管理人员必须树立工作创新意识，在档案管理工作实践中不断培养个性思维，围绕管理体制创新、操作技术创新。
规范程序强化归档。如今城市管理体制改革正处在改革的关键时刻，需要创新工作思路和方法，并结合实际，研究解决新问题，及时总结和推广新经验，不断增强档案工作的创造性，不断促进档案管理工作的新发展。比如，在城市管理日常工作中，难免会收到一些信访投诉的。为此信访投诉档案是在办理市民群众的来信、来电、接待群众来访、网上投诉等工作中直接形成的、具有查考利用价值，并按一定类型归档保存起来的文字、声像、电子数据等资料，它是信访矛盾纠纷化解全过程的真实记录。按照有关规定，一是制订城市管理信访投诉处理程序，实行受理、分流、告知、处理、反馈等流程，严格按照规定程序操作。局内部所有信访件均附上信访处理单，对受理登记、告知、转办、督办、退办、送达等台帐资料都作统一规定。二是加强资料收集，不断健全和完善信访档案台帐。群众信访问题中产生的各类资料，信访档案人员要及时上报，实行集中统一管理；结案时，档案人员要及时督促经办人上交各类资料，尽快形成规范和完整的资料，及时归档。三是抓好立卷归档。严格按照归档的要求，做好信访档案资料归档工作，认真列出归档范围，划分归档期限，做到分类科学、编目准确、装订整齐。
实践证明，随着现代化技术在档案管理工作领域的广泛应用，档案管理工作政策性、机密性、专业性会更加突出。做好城市管理档案工作，应该把群众的利益作为第一追求，把群众的满意作为第一目标。随着档案管理人员工作水平的不断提高，管理手段的不断改进，开发利用的不断创新，必将为城市的规划建设管理、城市的发展和社会大众提供优质服务，对促进和谐社会建设具有十分重要的意义。（李军）（作者单位：利川市城管局）
